In deze blog behandelen we vijf veelgestelde vragen over de wet- en regelgeving omtrent de WIK-brief.
Met de naam ‘WIK-brief’ wordt een verwijzing gemaakt naar de in 2012 in werking getreden Wet Incassokosten, afgekort tot ‘WIK’. Deze brief heeft in de praktijk inmiddels bijna evenveel namen als de hoeveelheid dagen die uw klant krijgt om te betalen: de ingebrekestelling, de slotsommatie, de laatste aanmaning, de precassobrief, de veertiendagenbrief, de 15-,16 of 14+2-dagenbrief of de aanzegging. Ze betekenen allemaal hetzelfde.
Met de WIK-brief informeert u uw klant over het aankomende incassotraject. U legt uit dat uw klant de factuur binnen 14 dagen (vanaf de dag na ontvangst) moet voldoen voordat u incassokosten en (wettelijke) rente bij hem of haar in rekening mag brengen. Met de WIK-brief stelt u uw klant op een nette en juiste in gebreke.
De functie van deze brief is tweeledig: (1) het beschermen van de consument tegen onverwachte en buitenproportionele incassokosten en (2) het door de ondernemer toelaatbare druk uitoefenen op niet- of laat betalende klanten om alsnog zonder bijkomende kosten de rekening te betalen.
1. Welke kosten moet ik benoemen?
De kosten welke u voor een incassotraject in rekening kan brengen bij uw klant (lees: de (wan)betalende consument) zijn bij de wet geregeld, namelijk in artikel 2 van het Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke incassokosten.
In de WIK-brief aan uw klant specificeert u de incassokosten die van de klant gevorderd gaan worden indien de rekening niet wordt betaald. Het is niet voldoende om alleen te melden dat incassokosten aangerekend zullen worden. U dient uw klant te informeren over het factuurbedrag (X) dat u vordert en de exacte daaraan corresponderende incassokosten (Y). De hoogte van de incassokosten zijn afhankelijk van uw factuurbedrag en kunt u gemakkelijk berekenen met onze rekentool. Let wel op dat u correct vermeldt of u BTW-plichtig bent, ook in uw WIK-brief zelf. In dat geval heeft u namelijk recht om uw incassokosten te verhogen met 21% aan BTW.
2. Is de termijn 14, 15 of 16 dagen voordat ik incassokosten mag berekenen?
Officieel geldt de regel dat de klant 14 volledige dagen uitstel van betaling krijgt vanaf de dag dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Dit staat in de wet geregeld in artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek. Het is in dit kader belangrijk om rekening te houden met de verwerkingstijd en daadwerkelijke verzending van de WIK-brief.
Een brief moet daadwerkelijk fysiek bezorgd kunnen worden en dat duurt minimaal 1 werkdag en de dag van de bezorging zelf is juridisch gezien geen volledige dag. Bij een “14 dagen na dagtekening”-termijn gaat het recht dus ervan uit dat de klant in de praktijk slechts 12 dagen de tijd heeft gehad om te betalen en zal uw WIK-brief dus niet rechtsgeldig zijn. Om recht te hebben op een vergoeding van uw incassokosten, dient uw klant dus daadwerkelijk 14 volledige dagen de tijd hebben gehad om uw factuur zonder bijkomende kosten te betalen.
TIP VAN COEO:
Ons kantoor hanteert momenteel de volgende zinssnede in haar WIK-brief: (…) “vijftien dagen na bezorging van deze brief” (…).
3. Mag ik de WIK-brief digitaal verzenden?
Jazeker, dit mag. Het is toegestaan om uw aanmaningstraject (volledig) te digitaliseren, ook de WIK-brief. Indien de klant aangeeft – bijvoorbeeld bij het plaatsen van een bestelling op uw website of in uw winkel – dat hij of zij op een bepaald e-mailadres bereikbaar is, mag u ervan uit gaan dat e-mails naar dat adres ook daadwerkelijk worden ontvangen. Ook indien een SPAM-filter deze e-mails tegenhoudt of in SPAM-folder plaatst.
Let wel, indien al uw overige communicatie via de post is gegaan kan het problemen opleveren wanneer u uw WIK-brief uitsluitend via de e-mail verzendt. De e-mail is in dat geval – in het kader van uw overeenkomst met de klant – dan immers geen regulier communicatiekanaal meer. Hoewel het niet vaak voorkomt, is het in dat geval mogelijk dat uw digitale WIK-brief in dat geval niet als rechtsgeldig ontvangen wordt beschouwd.
TIP VAN COEO:
coeo adviseert in gevallen waarbij zowel het e-mailadres en het postadres bekend zijn, deze beide adressen aan te schrijven met dezelfde WIK-brief. In dat kader dient uw vordering wel zodanig hoog te zijn dat deze het versturen van een brief rechtvaardigt. Een vordering van € 2,50 maakt het versturen van een brief immers niet erg rendabel.
4. Mag ik administratiekosten rekenen bij particuliere klanten?
Veel bedrijven rekenen administratiekosten, maar dat mag niet zomaar. De wetgever beschouwt deze kosten namelijk als incassokosten en dient u dan ook vooraf aan te zeggen conform de Wet Incassokosten met een WIK-brief.
Zoals aangegeven, mag u niet zomaar administratiekosten rekenen bij particuliere klanten. Dit betekent echter niet dat u in uw aanmaningstraject enkel kan kiezen tussen het vorderen van € 0,- of (minimaal) € 40,-. Indien u uw WIK-brief op de juiste manier vormgeeft en plaatst in uw aanmaningstraject, kunt u zelf buitengerechtelijke incassokosten van uw klant vorderen en deze – bijvoorbeeld – beperken tot het bedrag dat u aan administratiekosten wenst te rekenen.
TIP VAN COEO:
coeo adviseert – in het kader van klantvriendelijkheid – om altijd uw aanmaningstraject te controleren op overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving. Als deze na 1 juli 2012 niet meer gecontroleerd zijn, bestaat een grote kans dat deze onjuistheden bevat. Doe de gratis algemene voorwaarden en aanmaningscheck of bekijk onze tips voor het opstellen van goede voorwaarden en aanmaningen.
5. Geldt de WIK-brief ook voor Business to Business (B2B)?
Ja en nee. Indien u zaken doet met bedrijven is het geen vereiste om de WIK-brief te versturen. De wet (art. 6:96 lid 4 Burgerlijk Wetboek voor de juristen onder ons) regelt namelijk dat buitengerechtelijke incassokosten direct zijn verschuldigd vanaf de dag nadat de afgesproken (‘fatale’) betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze niet is betaald. In de praktijk zal geen enkele crediteur deze bepaling daadwerkelijk zo nauw nemen, al geeft het wellicht stof tot nadenken over uw eigen debiteurenbeheer.
Uitzondering op de bovengenoemde regel is de zogeheten ‘reflexwerking’ van consumentenbescherming. Dit houdt in dat wij zeer kleine ondernemers (voornamelijk eenmanszaken) onder bepaalde omstandigheden moeten beschouwen als ‘consument’. Om die reden kunnen deze kleine ondernemers beroep doen op de bescherming welke de WIK-brief aan consumenten biedt. Indien u deze partijen geen WIK-brief stuurt, dan moet het incassobureau alsnog een WIK-brief sturen om namens u incassokosten te vorderen.
Precasso service van coeo
Zoals toegelicht, bent u in principe altijd verplicht om u uw particuliere klant met een betalingsachterstand correct in gebreke stellen met een WIK-brief voordat u uw vordering kan overdragen aan een incassobureau. Het blijft daarbij ook nog steeds een verplichting dat in de WIK-brief de juiste incassokosten worden genoemd.
Omdat het niet voor ieder bedrijf mogelijk is om zelfstandig aan deze verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld vanwege de beperkingen van het gebruikte boekhoudpakket, hebben wij de dienst precasso in het leven geroepen. De precasso-dienst houdt in dat wij namens u uw klanten in gebreke stellen en daarbij rekening houden met alle toepasselijke wet- en regelgeving.
Onze precasso-dienst zorgt ervoor dat u probleemloos een deel van uw debiteurenbeheer kan uitbesteden aan coeo en daarbij vertrouwd kan worden op onze technische en juridische expertises. Neem contact op met ons voor meer informatie.
