In deze blog behandelen we vijf veelgestelde vragen over de wet- en regelgeving omtrent de WIK-brief.
Wat is een WIK-brief?
De WIK-brief (Wet Incassokosten) heeft in de praktijk inmiddels bijna evenveel namen als de hoeveelheid dagen die uw klant krijgt om te betalen: de ingebrekestelling, de slotsommatie, de laatste aanmaning, de incasso-waarschuwing, de veertiendagenbrief, de 15-,16 of 14+2-dagenbrief of ‘de aanzegging’. Ze betekenen allemaal hetzelfde.
Met de WIK-brief informeert u uw klant over het aankomende incassotraject. U legt uit dat uw klant de factuur binnen 14 dagen (na ontvangst) moet voldoen voordat u incassokosten en (wettelijke) rente bij hem of haar in rekening mag brengen. Met de WIK-brief stelt u uw klant op een nette en juiste in gebreke.
De functie van deze brief is tweeledig: het beschermen van de consument tegen plotselinge en buitenproportionele incassokosten, alsmede het door de ondernemer toelaatbare druk uitoefenen op niet- of laat betalende klanten.
1. Welke kosten moet ik benoemen?
De kosten welke u voor een incassotraject in rekening kan brengen bij uw klant (lees: de (wan)betalende consument) zijn bij de wet geregeld. In de WIK-brief aan uw klant specificeert u alle kosten. Het is niet voldoende om alleen te melden dat incassokosten berekend zullen worden. U dient uw klant te informeren over het factuurbedrag (X) dat u vordert en de exacte daaraan corresponderende incassokosten (Y). De hoogte van de incassokosten zijn afhankelijk van uw factuurbedrag en kunt u gemakkelijk berekenen met onze rekentool.
2. Is de termijn 14, 15 of 16 dagen voordat ik incassokosten mag berekenen?
Officieel geldt de regel dat de klant 14 dagen uitstel van betaling krijgt, vanaf de dag nadat hij de aanmaning heeft ontvangen. Dit staat in de wet geregeld (in artikel 6:96 lid 6 BW). Het is in dit kader belangrijk om rekening te houden met de verwerkingstijd en daadwerkelijke verzending van de WIK-brief.
Om recht te hebben op een vergoeding van uw incassokosten, dient uw klant ook daadwerkelijk 14 dagen de tijd hebben gehad om uw factuur zonder bijkomende kosten te betalen. Bij een “14 dagen na dagtekening”-termijn gaat de rechter namelijk uit van het feit dat de klant in de praktijk slechts 12 dagen de tijd heeft gehad om te betalen en zal hij uw vordering voor een vergoeding van de incassokosten afwijzen.
TIP VAN coeo:
Ons kantoor hanteert momenteel de volgende zinssnede in haar WIK-brief: (…) “vijftien dagen na bezorging van deze brief” (…). Daarnaast wacht coeo circa 16 tot 20 dagen voordat wij de volgende stap – namelijk het daadwerkelijk in rekening brengen van de incassokosten – nemen.
3. Mag ik de WIK-brief digitaal verzenden?
Jazeker, dit mag. Het is toegestaan om uw aanmaningstraject te digitaliseren, ook de WIK-brief. Indien de beoogde ontvanger aangeeft dat hij op een bepaald e-mailadres bereikbaar is, mag de verzender er van uit gaan dat e-mails naar dat adres ook daadwerkelijk worden ontvangen. Ook indien een SPAM-filter deze tegenhoudt.
Let wel – indien al uw overige communicatie via de post is gegaan kan het problemen opleveren wanneer u uw WIK-brief uitsluitend via de e-mail verzendt. De e-mail is in dat kader geen regulier communicatiekanaal en uw digitale WIK-brief kan in dat geval mogelijk worden afgewezen.
TIP VAN coeo: coeo adviseert in gevallen waarbij zowel het e-mailadres alsmede het postadres bekend zijn, deze beide adressen aan te schrijven met dezelfde WIK-brief. In dat kader dient uw vordering wel zodanig hoog te zijn dat deze het versturen van een brief rechtvaardigt. Een vordering van € 2,50 maakt het versturen van een brief immers niet rendabel.
4. Mag ik administratiekosten rekenen?
Veel bedrijven rekenen administratiekosten, maar dat mag niet zomaar. Ook niet als het in de algemene voorwaarden staat vermeld. De wetgever beschouwt deze kosten namelijk als incassokosten en dient u dan ook vooraf aan te zeggen. Eerdere dossier- of aanmaningskosten komen dan ook te vervallen met de WIK-brief en worden vervangen door de buitengerechtelijke incassokosten.
TIP VAN coeo: coeo adviseert dan ook om altijd uw algemene voorwaarden te controleren op overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving. Als deze na 1 juli 2012 niet meer gecontroleerd zijn, bestaat een grote kans dat deze onjuistheden bevat. Doe de gratis algemene voorwaarden check of bekijk onze tips voor het opstellen van goede voorwaarden.
5. Geldt de WIK-brief ook voor Business to Business (B2B)?
Ja en nee. Indien u zaken doet met bedrijven is het geen vereiste om de WIK-brief te versturen. De wet (art. 6:96 lid 4 BW voor de juristen onder ons) regelt namelijk dat buitengerechtelijke incassokosten direct zijn verschuldigd vanaf de dag nadat de (afgesproken) betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze niet is betaald. In de praktijk zal geen enkele crediteur deze bepaling daadwerkelijk zo nauw nemen, al geeft het wellicht stof tot nadenken over uw eigen debiteurenbeheer.
Uitzondering op de bovengenoemde regel is de zogeheten ‘reflexwerking’. Dit houdt in dat wij zeer kleine ondernemers (voornamelijk eenmanszaken) onder bepaalde omstandigheden kunnen beschouwen als ‘consument’. Om die reden kunnen deze kleine ondernemers beroep doen op de bescherming welke de WIK-brief aan consumenten biedt. Indien u deze partijen geen WIK-brief stuurt, dan moet het incassobureau alsnog een WIK-brief sturen.
